French version below
ADMINISTRATIVE ASSISTANT – Bilingual English/French
Location: Remote
Employment Type: Full-Time
Join Our Fast-Growing Team at IVEY Group – Remote Opportunity!
IVEY Group, a leader in International Recruitment & Immigration and one of Canada’s fastest-growing companies (recognized by The Globe and Mail for three years in a row), is looking for talented professionals to join our dynamic team!
About the Role
As an Administrative Assistant at IVEY Group, you will play a crucial role in supporting the immigration services department by assisting with administrative tasks, document preparation, and client communication. Your attention to detail and ability to manage multiple tasks will contribute to the efficient processing of immigration cases. The ideal candidate will have a basic understanding of Canadian immigration laws and regulations, excellent organizational skills, and a commitment to delivering high-quality service.
Key Responsibilities
- Support the Work Permit Team with the preparation, review, and organization of immigration application packages.
- Maintain and organize client status documents and records.
- Monitor client status documents and expiry dates.
- Ensure up to date client information on CaseEasy.
- Prepare accurately and track client proposals and related documentation.
- Assist caseworkers with the preparation of retainer agreements.
- Coordinate with internal teams to support timely billing.
- Follow up on client outstanding balances.
- Reconciliation of immigration only services proposals.
- Provide timely updates on immigration requests.
- Perform other administrative duties as assigned.
Qualifications
- Strong written and verbal communication skills in both English and French (Bilingualism).
- Previous administrative work experience, ideally in international recruitment or immigration.
- Ability to manage multiple tasks, prioritize effectively, and meet deadlines.
- Excellent communication skills, both written and verbal.
- Strong organizational skills with a keen attention to detail.
- Strong customer service orientation.
- Proficient with database management and Microsoft Office Suite.
- Dedication to keeping information confidential.
- Understanding immigration laws and procedures is beneficial.
Compensation
- Competitive salary aligned with experience
This role offers the opportunity to:
- Work remotely;
- Be part of an industry-leading team helping Canadian businesses attract and retain international talent;
- Grow within a dynamic and supportive environment that values professional development;
- Opportunity to relocate to Canada after one year of successful collaboration.
How to Apply
- Submit your resume for confidential consideration
- Only shortlisted candidates will be contacted
Vacancy Status
Existing vacancy
AI Disclosure
We do not use artificial intelligence to screen or select applicants
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ASSISTANT(E) EN IMMIGRATION – Bilingue anglais/français
Lieu : Télétravail
Type d’emploi : Temps plein
Joignez-vous à l’équipe en pleine croissance du Groupe IVEY – Opportunité en télétravail!
Le Groupe IVEY, leader en recrutement international et en immigration, et l’une des entreprises canadiennes connaissant la plus forte croissance (reconnue par The Globe and Mail pendant trois années consécutives), est à la recherche de professionnels talentueux pour se joindre à son équipe dynamique!
À propos du poste
En tant qu’assistant(e) administrative au sein du Groupe IVEY, vous jouerez un rôle essentiel en soutenant le service d’immigration dans les tâches administratives, la préparation des dossiers et la communication avec les clients. Votre souci du détail et votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément contribueront au traitement efficace des demandes d’immigration. Le candidat idéal possède une connaissance de base des lois et des processus d’immigration canadiens, d’excellentes aptitudes organisationnelles et un engagement envers un service de grande qualité.
Principales responsabilités
- Soutenir l'équipe des permis de travail dans la préparation, la révision et l'organisation des dossiers de demande d'immigration.
- Maintenir et organiser les documents relatifs au statut des clients ainsi que leurs dossiers.
- Assurer le suivi des documents de statut des clients et de leurs dates d'expiration.
- Veiller à ce que les informations des clients soient à jour dans CaseEasy.
- Préparer avec précision les propositions destinées aux clients ainsi que la documentation connexe, et en assurer le suivi.
- Aider les gestionnaires de dossiers à préparer les conventions de mandat (retainer agreements).
- Coordonner avec les équipes internes afin de soutenir une facturation effectuée dans les délais.
- Effectuer le suivi des soldes impayés des clients.
- Effectuer le rapprochement des propositions relatives aux services d'immigration uniquement.
- Fournir des mises à jour en temps opportun concernant les demandes d'immigration.
- Exécuter toute autre tâche administrative confiée.
Qualifications
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français (bilinguisme).
- Expérience préalable en administration, idéalement dans le recrutement international ou l'immigration.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir efficacement les priorités et à respecter les délais.
- Excellentes aptitudes en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Solides compétences organisationnelles et grande attention aux détails.
- Forte orientation vers le service à la clientèle.
- Maîtrise des outils de gestion de bases de données et de la suite Microsoft Office.
- Engagement à préserver la confidentialité des informations.
- Une bonne compréhension des lois et des procédures d'immigration constitue un atout.
Rémunération
- Salaire concurrentiel, selon l’expérience.
Ce que nous offrons:
- Télétravail à temps plein.
- L’occasion de faire partie d’une équipe de premier plan qui aide les entreprises canadiennes à recruter et à retenir des talents internationaux.
- Un environnement dynamique et collaboratif favorisant le développement professionnel.
- Possibilité de relocalisation au Canada après une année de collaboration réussie.
Comment postuler
- Veuillez soumettre votre curriculum vitae pour une évaluation confidentielle.
- Seuls les candidats retenus seront contactés.
Statut du poste
Poste à pourvoir.
Déclaration concernant l’intelligence artificielle
Nous n’utilisons pas l’intelligence artificielle pour présélectionner ou sélectionner les candidats.
