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IMMIGRATION ASSISTANT – Bilingual English/French
Location: Remote
Employment Type: Full-Time
Join Our Fast-Growing Team at IVEY Group – Remote Opportunity!
IVEY Group, a leader in International Recruitment & Immigration and one of Canada’s fastest-growing companies (recognized by The Globe and Mail for two years in a row), is looking for talented professionals to join our dynamic team!
About the Role
As an Immigration Assistant at IVEY Group, you will play a crucial role in supporting the immigration services department by assisting with administrative tasks, document preparation, and client communication. Your attention to detail and ability to manage multiple tasks will contribute to the efficient processing of immigration cases. The ideal candidate will have a basic understanding of Canadian immigration laws and regulations, excellent organizational skills, and a commitment to delivering high-quality service.
Key Responsibilities
- Support the Work Permit Team with the preparation, review, and organization of immigration application packages.
- Prepare immigration forms, client document requests, and lists of outstanding documents for review and completion.
- Review forms and supporting documents for accuracy, completeness, and consistency with application requirements.
- Assist with the submission of applications to relevant government portals and track application progress.
- Serve as a point of contact for clients by responding to inquiries, following up on outstanding items, and providing timely updates.
- Participate in introductory, pre-arrival, and internal case review calls as required.
- Maintain organized and up-to-date client files, correspondence, and case records in the case management system.
- Monitor deadlines, track case progress, and provide updates to senior team members.
- Use relevant technology, software, and internal systems to support efficient file preparation and case management.
- Stay informed of relevant immigration process updates and assist with basic research as needed.
- Provide administrative support to the Work Permit Team, including scheduling, reporting, and other case-related tasks as assigned.
Qualifications
- Strong written and verbal communication skills in both English and French.
- Ability to effectively communicate and work cross-culturally with international candidates and their families.
- Strong organizational skills with a keen attention to detail.
- Ability to manage multiple tasks, prioritize effectively, and meet deadlines.
- Proficiency in Microsoft Office suite.
- Strong customer service orientation.
- Bilingualism is a must (English & French).
- Basic understanding of Canadian immigration laws and processes is an asset.
- Previous experience as a translator, administrative assistant is an asset.
- College or other non-university certificate or diploma from a program of 1 year to 2 years.
Compensation
- Competitive salary aligned with experience
This role offers the opportunity to:
- Work remotely;
- Be part of an industry-leading team helping Canadian businesses attract and retain international talent;
- Grow within a dynamic and supportive environment that values professional development;
- Opportunity to relocate to Canada after one year of successful collaboration.
How to Apply
- Submit your resume for confidential consideration
- Only shortlisted candidates will be contacted
Vacancy Status
Existing vacancy
AI Disclosure
We do not use artificial intelligence to screen or select applicants
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ASSISTANT(E) EN IMMIGRATION – Bilingue anglais/français
Lieu : Télétravail
Type d’emploi : Temps plein
Joignez-vous à l’équipe en pleine croissance du Groupe IVEY – Opportunité en télétravail!
Le Groupe IVEY, leader en recrutement international et en immigration, et l’une des entreprises canadiennes connaissant la plus forte croissance (reconnue par The Globe and Mail pendant deux années consécutives), est à la recherche de professionnels talentueux pour se joindre à son équipe dynamique!
À propos du poste
En tant qu’assistant(e) l’immigration au sein du Groupe IVEY, vous jouerez un rôle essentiel en soutenant le service d’immigration dans les tâches administratives, la préparation des dossiers et la communication avec les clients. Votre souci du détail et votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément contribueront au traitement efficace des demandes d’immigration. Le candidat idéal possède une connaissance de base des lois et des processus d’immigration canadiens, d’excellentes aptitudes organisationnelles et un engagement envers un service de grande qualité.
Principales responsabilités
- Soutenir l’équipe responsable des permis de travail dans la préparation, la révision et l’organisation des dossiers de demandes d’immigration.
- Préparer les formulaires d’immigration, les demandes de documents destinées aux clients ainsi que les listes de documents manquants aux fins de révision et de traitement.
- Vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité des formulaires et des documents justificatifs selon les exigences des demandes.
- Participer à la soumission des demandes sur les portails gouvernementaux appropriés et assurer le suivi de leur progression.
- Agir comme personne-ressource auprès des clients en répondant à leurs questions, en effectuant les suivis nécessaires et en fournissant des mises à jour en temps opportun.
- Participer, au besoin, aux appels d’introduction, de pré-arrivée et de révision interne des dossiers.
- Maintenir des dossiers clients, des correspondances et des dossiers de cas organisés et à jour dans le système de gestion des dossiers.
- Assurer le suivi des échéances et de l’évolution des dossiers, et informer les membres seniors de l’équipe de l’avancement.
- Utiliser les technologies, logiciels et systèmes internes afin de favoriser une préparation efficace des dossiers et une gestion optimale des cas.
- Se tenir informé(e) des mises à jour relatives aux processus d’immigration et effectuer des recherches de base au besoin.
- Fournir un soutien administratif à l’équipe des permis de travail, notamment pour la planification, la production de rapports et toute autre tâche liée aux dossiers.
Qualifications
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
- Capacité à communiquer efficacement et à travailler dans un contexte interculturel avec des candidats internationaux et leurs familles.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités et à respecter les échéances. - Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Excellente orientation vers le service à la clientèle.
- Le bilinguisme (français et anglais) est obligatoire.
- Une connaissance de base des lois et des processus d’immigration du Canada constitue un atout.
- Une expérience antérieure comme traducteur(trice) ou adjoint(e) administratif(ve) constitue un atout.
- Diplôme d’études collégiales ou certificat/diplôme d’un programme postsecondaire d’une durée de 1 à 2 ans.
Rémunération
- Salaire concurrentiel, selon l’expérience.
Ce que nous offrons:
- Télétravail à temps plein.
- L’occasion de faire partie d’une équipe de premier plan qui aide les entreprises canadiennes à recruter et à retenir des talents internationaux.
- Un environnement dynamique et collaboratif favorisant le développement professionnel.
- Possibilité de relocalisation au Canada après une année de collaboration réussie.
Comment postuler
- Veuillez soumettre votre curriculum vitae pour une évaluation confidentielle.
- Seuls les candidats retenus seront contactés.
Statut du poste
Poste à pourvoir.
Déclaration concernant l’intelligence artificielle
Nous n’utilisons pas l’intelligence artificielle pour présélectionner ou sélectionner les candidats.
